Kürzlich hat es einige Änderungen bei Microsoft Outlook gegeben. Sie könnten Einfluss darauf haben, wie Deine Leser die E-Mails lesen, die sie von Dir bekommen. „Focused Inbox“ ist eine neues System von Tabs im Posteingang, das bereits in der Outlook-App auf dem iPhone und auf Android-Geräten eingesetzt und nun auch den Nutzern von Outlook.com und Office 365 zur Verfügung gestellt wird.

Wie funktioniert die neue Inbox?

Focused Inbox ist die Neuauflage eines Tools namens Clutter, das im letzten Jahr eingeführt wurde, um unwichtige E-Mails automatisch in einen bestimmten Ordner zu verschieben – so wie beim Junk-E-Mail-Order von Outlook. Während Clutter die E-Mails in einen anderen Ordner verschiebt, nutzt Focused Inbox zwei Tabs. So können die Nutzer einfacher auf alle ihre E-Mails zugreifen.

Diese neue Funktion gibt den Anwendern von Outlook mehr Flexibilität beim Empfang von E-Mails. In der Inbox werden die E-Mails in „Relevant“ und „Sonstige“ sortiert. So hilft die Focused Inbox dem Empfänger, die wichtigsten E-Mails zuerst zu lesen.

Bei der Einsortierung wird berücksichtigt, wie oft bisher mit bestimmten Personen oder Unternehmen kommuniziert wurde und welchen Inhalt die Nachrichten haben. So landet die E-Mail von einem Freund ebenso in dem „Relevant“-Eingang wie ein Newsletter, den Du jeden Monat liest. Der Stellenwert einer E-Mail ergibt sich also auch aus der Interaktion des Nutzers, nicht nur aus der Art der E-Mail.

Das Problem liegt darin, dass die Software eventuell nicht jede E-Mail richtig einsortiert. So findest Du vielleicht wichtige Nachrichten in dem „Sonstiges“-Tab. Durch das Tab-System sind diese E-Mails aber nicht mehr „aus den Augen, aus dem Sinn“ wie bei Clutter. Außerdem kannst Du der Software beibringen, welche E-Mail in welche Inbox gehört: Über die Funktionen „Zu Relevant verschieben“ / „Zu Sonstiges verschieben“ lassen sich Nachrichten, die im falschen Posteingang gelandet sind, bequem richtig zuordnen.

Was bedeutet das für Marketer?

Outlook nutzt Informationen über die Interaktion des Abonnenten mit seinen E-Mails, um zu entscheiden, wie wichtig eine Nachricht für ihn ist. Abhängig vom Nutzerverhalten landet also dieselbe E-Mail bei verschiedenen Empfängern in dem einen oder in dem anderen Posteingang. Das ist ganz wesentlich für den Marketer, denn: Je gezielter die Botschaften sind, die Du verschickst, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie im „Relevant“-Tab landen.

Vor einigen Jahren hat Gmail die Priority Inbox eingeführt, die eingehende E-Mails in fünf Tabs sortierte. Das war sehr vergleichbar mit dem, was Outlook jetzt bietet. Wie damals bei Gmail könnten heute Marketer die Empfänger auffordern wollen, ihre Nachrichten in den „Relevant“- Tab zu verschieben. Aber das ist nicht zu empfehlen. Denn viele Menschen fanden es ärgerlich, wenn man ihnen sagte, wie sie die E-Mails in ihrer eigenen Inbox bearbeiten sollen. Sie haben die Hinweise ignoriert – oder die E-Mails als Spam gekennzeichnet.

Am besten verschickst Du Deine E-Mailings genauso wie bisher. Gib Deinen Kunden, was Du Ihnen versprochen hast, als sie sich angemeldet haben. Dann sind sie auch weiterhin zufrieden.

Bei relevantem Inhalt kann das neue Inbox-Design Dir sogar helfen und die Öffnungsraten steigern. Andererseits möchtest Du bestimmt sichergehen, dass Deine Nachrichten nicht unter „Sonstiges“ verschwinden. Diese Maßnahmen helfen Dir dabei:

• Damit das Sortiersystem Deine E-Mails in die Haupt-Inbox einsortiert, solltest Du die Interaktion Deiner Leser mit Deinen Nachrichten so gut wie möglich unterstützen.
• Füge Links ein, auf die sie klicken können, sofern Du das nicht sowieso schon machst.
• Noch besser: Ermuntere die Leser dazu, auf Deine E-Mails zu antworten, indem Du sie nach ihrer Meinung fragst oder eine Umfrage integrierst, bei der sie abstimmen können. (Dabei sollte Dir aber bewusst sein, dass die Empfänger Deine Nachrichten jederzeit verschieben können, auch wenn das System sie als „Relevant“ eingestuft hat. Wie immer ist es wichtig, dass Du ihre Präferenzen berücksichtigst.)
• Schicke Deinen Abonnenten einfach weiter den Content, für den sie sich registriert haben. Wenn sie Deine E-Mails bisher gelesen und geschätzt haben, werden sie das auch weiterhin tun, und Dein Unternehmen wird weiterhin davon profitieren.
• Last, but not least: Füge Deiner “Danke für Ihre Registrierung”-Seite eine Anmerkung hinzu, die Anwender von Microsoft Outlook darauf hinweist, dass Deine Bestätigungs-Mail in ihrem „Sonstiges“-Tab landen kann.

Die Moral von der Geschichte: Das neue Inbox-Design von Microsoft Outlook kann Dir helfen, Deine Abonnenten noch enger zu binden, … aber nur, wenn Du ihnen weiterhin attraktive, überraschende, liebenswerte Inhalte bietest.