Articolo in lingua originale: How to Burn Your Reputation with Spam Traps

Cosa sono le spam trap?

Le spam trap sono indirizzi mail in cui incappano i mittenti che non si rifanno alle best practice dell’email marketing, perché non sono collegati a singoli individui che si sono iscritti a mailing list e gestiscono attivamente la propria casella di posta. Le trappole possono essere di due tipi: le “riciclate” (indirizzi effettivamente creati e usati in passato ma inutilizzati da tempo e alla fine convertiti) e le “pure” (escogitate come trappole fin dalla loro creazione).

Normalmente le trappole sono create allo scopo di distinguere i mittenti buoni da quelli cattivi e quelli che stanno nell’area grigia tra le due categorie. Gli operatori di spam trap possono utilizzarle in diversi modi: fornitori di servizi email come Microsoft e Comcast ad esempio vogliono essere sicuri che i loro utenti ricevano le mail legittime e le spam trap aiutano a decidere. Analogamente le aziende che forniscono prodotti e servizi antispam come Barracuda le usano per rendere la loro offerta più valida e decidere cosa filtrare. Infine vi sono le organizzazioni antispam come SpamHaus, Project Honey Pot o SpamCop che vogliono un mondo con meno spam.

Come funzionano le spam trap?

Quando un’azienda o un ISP decide di convertire un indirizzo in una trappola riciclata, l’indirizzo passa attraverso un periodo di “invalidazione” di 6-12 mesi (i fornitori in genere non danno troppi dettagli sul periodo di riciclaggio). Durante il periodo di invalidazione ogni messaggio spedito a quell’indirizzo viene rimandato al mittente con un codice di errore ad indicare che quell’indirizzo non è più attivo. A questo punto molti fornitori di servizi di email marketing - tra cui Mapp Digital - cancellano automaticamente quell’indirizzo che non riceverà più alcuna comunicazione. Trascorso il periodo di invalidazione l’indirizzo riprende a ricevere le mail senza rispedirle al mittente. A questo punto il proprietario della spam trap sa che chiunque continui ad inviare messaggi a quell’indirizzo usa dati obsoleti e non segue delle buone pratiche. Le trappole Pure operano allo stesso modo ma non essendo mai state usate da alcuno non c’è periodo di invalidazione. 

Alcune delle modalità di acquisizione delle liste contatti (acquisto, noleggio, racimolare indirizzi dal web) potrebbero essere in contrasto con i termini di servizio o le policy del vostro ISP o in alcuni casi proibite per legge oppure il problema potrebbe essere l’assenza di un consenso esplicito da parte del destinatario.  E’ sempre bene verificare quali siano le regole e le leggi applicabili poiché la loro violazione potrebbe provocare la sospensione immediata dall’uso della piattaforma o pesanti sanzioni pecuniarie.  

Ci sono cascato, come posso rimediare?

Ok, è successo. Rimuovere le trappole è un po’ come usare la funzione Undo di Microsoft Office. Bisogna tornare indietro per vedere quando hanno iniziato a palesarsi e capire quale lista è stata acquisita in quel periodo. Spesso potrà capitare di scoprire che qualcuno ha importato una vecchia lista trovata nella rete o che qualcuno ha ricevuto un’offerta imperdibile per l’acquisto o il noleggio di una lista. O semplicemente avete per errore mandato una comunicazione a tutti gli indirizzi del vostro database anziché ai soli utenti attivi.

La soluzione consiste nell’eliminare quella lista. E’ evidentemente non aggiornata e servirà solo a danneggiare la vostra reputazione e complicare i rapporti col vostro provider. Rimuovetela e cambiate il nome in modo che a nessuno possa più venire in mente di usarla. Se per errore avete fatto una spedizione di massa, mantenete la calma. Da questi incidenti estemporanei ci si riprende abbastanza in fretta ma potrebbero lasciare qualche piccola traccia sul breve periodo.  L’importante è capire come sia successo e fare in modo che non accada ancora.

Come prevenire?

Basandosi sull’adagio per cui prevenire è meglio che curare, ecco alcune misure da adottare per evitare gli invii alle spam trap. Alcune sono più semplici di altre ma seguirle tutte permetterà sicuramente di diminuire gli errori più comuni: controllate i messaggi di mail non validati e gli opt-out: la maggior parte dei servizi di email marketing lo fa automaticamente ma sempre meglio controllare.

1. Double Opt-In/Confirm Opt-In: in fase di registrazione l’utente deve cliccare su un link che invia una mail al suo indirizzo per confermarne l’identità. Se non completa il passaggio non viene aggiunto alla lista. Teoricamente questa dovrebbe essere l’opzione di default
2. Captcha/Re-captcha: l’utente deve digitare una sequenza di lettere o numeri per impedire la registrazione automatica da parte di robot.
3. Crescita organica: fate crescere la lista con le vostre iniziative di marketing. Saprete da dove provengono le persone e che sono realmente interessate al vostro brand.
4. Non acquistate/noleggiate/rubacchiate liste: non sapete da dove provengono le liste, come sono stati ottenuti gli indirizzi e ciò che non sapete potrebbe essere usato contro di voi. Inoltre, quanti le hanno già usate?
5. Usate un servizio di validazione che aiuti a prevenire la registrazione con errori di battitura o indirizzi non validi.
6. Strategia anti trappola: scrivete solo a utenti che hanno aperto i messaggi precedenti o interagito con essi in un lasso di tempo ragionevole, diciamo 180 giorni.